【ご対応のお願い】電子日報の不要な通知メールに対するフィルタリングについて

平素より、VALQUA SPM をご利用いただき、誠にありがとうございます。

電子日報の利用において、『担当領域ではない、他装置の ‘申請 / 承認 / 着工許可の通知メール’ が頻繁に届いてしまう』というお問い合わせに対して、現時点での対策についてご案内致します。

問題について

電子日報を利用する案件において、日報の申請/承認/着工許可が完了したことを通知するメールが、各ユーザー（協力会社）に通知されます。

そのため、たとえば、「運転1課の担当」の場合も、「担当していない運転3課の申請/承認/着工許可メールが頻繁に届く」という事象が発生しております。

この点について、ご迷惑をおかけしておりますこと、深くお詫び申し上げます。

現時点での対策（メールソフトのフィルタリング機能を利用）

こちらの問題への対策として、「メールソフトのフィルタリング機能」を利用することでご対応をお願い致します。

以下では、その手順の一例をご案内致します。（以下の例は Outlook になります）

手順①: Outlookメールの「ルール管理」画面に進む

Outlookメーラーを起動し、右上にある「・・・」タブにカーソルを合わせると、「ルールを管理」という設定がありますので、こちらを押下します。

手順②: ルールを追加する

「ルール管理」画面が開くと、「新しいルールを追加」という項目があり、こちらを押下します。

押下すると、新しいルール用の入力を求められますので、こちらに条件を入力していきます。

手順③: ルールの入力

ルール設定では、次の項目の入力を行います。

1. ルール名（自由記入）
2. 条件の追加（= どのようなメールを対象にするか）
3. アクションを追加（＝どのような処理を行うか）
4. 例外を追加（＝特定のメールに対して処理を行わないようにする）

今回の問題点を考慮し、一例として以下のようなルール設定を行います。

1. SPM電子日報フィルター
2. メールの件名に「申請通知 / 差戻通知 / 承認通知 / 着工許可通知」が含まれており、かつメッセージ本文に「電子日報」が含まれている。
3. 「指定の場所に移動」=>「フォルダーの新規作成」を押下する =>「その他通知」に振り分ける。
4. 例外条件：メールの件名に、「自分の担当する部署・エリア・機番」などが含まれる

このように設定することで、ご自身が担当する領域に関連するメールのみ通知を絞り込むことが可能です。

なお、こちらは一例ですので、任意で設定のご変更をお願い致します。

手順④: ルールを適用・保存

ルールの入力が完了しましたら、必ず「ルールを今すぐ実行する」にチェックを入れ、「保存」ボタンを押下します。

フィルタリング処理につきましては、以上となります。今後、恒久的対策を行なってまいりますので、何卒ご対応の程をよろしくお願い致します。

メールタイトル一覧 / 通知範囲の一覧

最後に、電子日報の「通知メールのタイトルのテンプレート」と「アクションと通知されるユーザーの範囲」について、以下のようにまとめます。フィルタリング条件の設定にご活用ください。

メールタイトルのテンプレート

アクションと通知されるユーザーの範囲